Apesar de estarem entre os mais baixados no Brasil em 2025, os aplicativos de produtividade têm uma taxa de adesão baixa: menos de 4% dos usuários continuam ativos nas plataformas nos 30 dias após a instalação, segundo a empresa de dados Sensor Tower.
A maioria oferece versões gratuitas com recursos limitados, e os planos pagos variam de US$ 5 a US$ 20 por mês.
Os aplicativos
Google Agenda: organiza compromissos, prazos e reuniões com alertas e repetições personalizadas. Com integração ao Gmail, o app identifica eventos recebidos por e-mail e os sugere automaticamente na agenda. Funciona em Android, iPhone e navegador. É gratuito.
Google Keep: funciona como bloco de notas rápido. Aceita texto, listas, fotos e gravações de áudio, tudo sincronizado com a conta do Google. Os lembretes podem ser programados por horário ou por localização: o app avisa quando o usuário chega a um endereço específico. Gratuito.
Todoist: é uma lista de tarefas com reconhecimento de linguagem natural. Basta digitar “pagar a conta na sexta-feira às 10h” para o app criar o lembrete automaticamente.
O plano gratuito cobre a maioria das necessidades, mas limita filtros personalizados e o upload de arquivos. A versão completa custa US$ 5 por mês.
Trello: organiza projetos em quadros, listas e cartões no modelo Kanban. Cada cartão representa uma tarefa e pode ser movido entre colunas conforme avança.
O plano gratuito permite até dez quadros por conta e inclui 250 automações mensais. Visualizações de calendário e linha do tempo ficam restritas aos planos pagos (a partir de US$ 5 por usuário ao mês).
Notion: reúne notas, documentos e projetos em um único espaço. O sistema é baseado em blocos que o usuário combina para criar desde listas simples até bancos de dados completos. A ferramenta também conta com recursos de inteligência artificial para resumir reuniões e localizar informações. Há plano gratuito; o plano pago começa em US$ 12 por mês.
TickTick: combina lista de tarefas, calendário, rastreador de hábitos e cronômetro Pomodoro em um único app. O Pomodoro divide o trabalho em blocos de 25 minutos com pausas regulares, técnica usada para melhorar o foco. O plano gratuito cobre o essencial; a versão premium custa US$ 2,99 por mês.
Segundo especialistas em gestão de tempo, não é instalar todos de uma vez. A recomendação é identificar a principal lacuna na rotina, como esquecimento de tarefas, desorganização de projetos ou dificuldade de foco, e começar com o app que resolve esse problema específico.
